MANUAL DE POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012

MARROCAR S.A.S.

Actualizada a agosto de 2021.

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y Decreto 1074 de mayo 26 de 2015, por la cual se dictan disposiciones para tratamiento y protección de datos personales, MARROCAR S.A.S., quien en adelante podrá denominarse “La Compañía”, adopta la presente política con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de los procedimientos para el tratamiento de datos personales. La política de tratamiento y protección de datos personales, será aplicable a todas las bases de datos que por diferentes medios administre MARROCAR S.A.S. en virtud del desarrollo de su objeto social.

1. DEFINICIONES

El artículo ART. 2.2.2.25.1.3., del Decreto 1074 de mayo 26 de 2015 trae las siguientes definiciones:

  1. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  2. Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  3. Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  4. Transferencia.La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  5. Transmisión.Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  6. Área responsable de protección de datos: Es el área dentro de MARROCAR S.A.S., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa de Protección de Datos Personales.
  7. Área responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas:Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por la Dirección Cartera a través de la figura del Oficial de Protección de Datos, adscrita a la misma.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.

Nombre: MARROCAR S.A.S.
NIT: 890.921.157 - 9
Dirección: Carrera 48 No. 35 - 74, Medellín, Antioquia
Teléfono (604) 4487970
Correo electrónico: contamarrocar@feriadelbrasier.com.co - servicioalcliente@feriadelbrasier.co

3. TRATAMIENTO Y FINALIDAD AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

La información que recolecta MARROCAR S.A.S. en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los proveedores, clientes o usuarios, cartera, socios, gestión de seguridad en instalaciones, y talento humano de la compañía.

MARROCAR S.A.S. se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la confidencialidad de estos.

Cuando MARROCAR S.A.S. reciba información que le haya sido transferida por otras entidades debido a su solicitud o por cualquier otra causa legal o contractual, le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad mencionada en este documento.

3.1. USO Y FINALIDADES GENERALES DE LA INFORMACIÓN:

Los tratamientos que se hará a los datos personales que MARROCAR S.A.S. trate, recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las finalidades que se describen a continuación:

3.1.1. USO - FINALIDAD:

3.1.1.1. Gestión de clientes o usuarios: Proporcionar y facilitar el trato de los productos, servicios y demás relaciones que tuvo, tiene o tendrá el Titular y MARROCAR S.A.S. Dar a conocer servicios, producto, campañas comerciales, incentivos comerciales a través del envío de mensajes directos, mensajes de texto, mensajes o correos electrónicos, a través de redes sociales, de modo directo o a través de un tercero o por cualquier otro medio conocido o por conocerse.

3.1.1.2. Gestión de proveedores y acreedores: Facilitar el desarrollo del proceso de gestión de proveedores para el suministro de bienes o servicios que requiera MARROCAR S.A.S. para su funcionamiento.

3.1.1.3. Gestión del Talento Humano: Proporcionar y facilitar procesos de selección con la finalidad de la contratación de personal, enganche y administración de información de empleados y exempleados, motivo por el cual, los candidatos que envían voluntariamente su hoja de vida que contiene datos personales, faculta a MARROCAR S.A.S. para el tratamiento de estos.
La administración de la documentación e información de empleados y exempleados será tratada con la finalidad de dar cumplimiento de las obligaciones establecidas contractualmente y/o legalmente, tales como, las relacionadas con el Sistema General de Seguridad Social, y de entidades Estatales, para programas de bienestar y capacitaciones, realizar reportes estadísticos y hacer reportes históricos.

3.1.1.4. Gestión de socios: Facilitar la gestión del gobierno corporativo, con el fin de dar cumplimiento a disposiciones societarias, legales, administrativas y judiciales.

3.1.1.5. Gestión de Cámaras de Seguridad: MARROCAR S.A.S. cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad brindar seguridad física a las instalaciones de la compañía.
Las imágenes podrán ser conservadas por un tiempo máximo de 90 días. En caso de que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial o extrajudicial, hasta el momento en que sea resuelto.

3.1.1.6. Gestión de otros recursos: Cualquier otro propósito que se requiera con ocasión de las actividades propias de MARROCAR S.A.S.

3.1.2. TRATAMIENTO
Cuando el Titular proporcione a MARROCAR S.A.S. información que contenga Datos Personales, la misma solo será utilizada de las formas señaladas anteriormente.

3.1.3. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN POR TERCEROS
MARROCAR S.A.S. podrá, cuando lo considere, contratar con terceros labores de procesamiento de la información personal que tenga. En este evento se advertirá al Proveedor sobre la necesidad de adoptar las medidas de seguridad necesarias para garantizar la protección de la información a procesar, prohibiendo expresamente el uso de los datos para fines distintos a los fines para los cuales fue contratado.

3.1.3. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN POR TERCEROS
MARROCAR S.A.S. podrá, cuando lo considere, contratar con terceros labores de procesamiento de la información personal que tenga. En este evento se advertirá al Proveedor sobre la necesidad de adoptar las medidas de seguridad necesarias para garantizar la protección de la información a procesar, prohibiendo expresamente el uso de los datos para fines distintos a los fines para los cuales fue contratado.

3.1.4. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN
MARROCAR S.A.S. podrá transferir o transmitir la información que contenga datos personales a otros agentes de interés en los términos de las autorizaciones otorgadas por el respectivo Titular.

3.1.5. SUPRESIÓN Y / O ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.
MARROCAR S.A.S. procederá a eliminar, suprimir o archivar los Datos Personales que tenga cuando cese la necesidad o utilidad de tenerlos.

3.1.6. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La vigencia de los Datos Personales será de un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años, -sean manuales o sistematizadas- de MARROCAR S.A.S., así se extinga la relación contractual o precontractual con el titular de estos, buscando mantener su información para futuras relaciones contractuales y beneficios comerciales.

4. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, archivo, supresión, y, en general cual otra operación de Tratamiento de Datos Personales por parte de MARROCAR S.A.S. requiere el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los mismos, la cual podrá obtenerse de forma escrita, debe constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta, mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, en el cual se puede concluir de manera exacta dicha autorización.
Toda autorización debe garantizar que el Titular conoce y acepta que MARROCAR S.A.S. recogerá y utilizará los Datos Personales para los fines que se indique de manera previa al otorgamiento de esta.
Cuando realice tratamiento de datos de menores de edad y adolescentes, siempre responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, asegurando por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales y en la medida de lo posible se realizará dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando su (i) madurez; (ii) autonomía; (iii) capacidad para entender la finalidad del tratamiento; (iv) comprensión de las consecuencias que conlleva el tratamiento. De la misma manera, MARROCAR S.A.S., en su condición de responsable garantizará que cualquier encargado o tercero involucrado en el posible tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos.

4.1. CASOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

MARROCAR S.A.S. no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales en los siguientes casos:

4.1.1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
4.1.2. Datos de naturaleza pública.
4.1.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4.1.4. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
4.1.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular es una persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por el Responsable del tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:

5.1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en aquellos eventos en que MARROCAR S.A.S. sea responsable del tratamiento; el titular podrá ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

5.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a MARROCAR S.A.S., mediante cualquier medio válido, salvo en los casos definidos por la Ley que no es necesaria la Autorización.

5.3. Ser informado por MARROCAR S.A.S. previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.

5.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. El titular debe tener en cuenta que previamente deberá agotar el trámite de reclamo o consulta ante MARROCAR S.A.S.

5.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión y la revocatoria procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya establecido que el Tratamiento de MARROCAR S.A.S. haya incurrido en conductas contrarias a la Ley o la Constitución.

5.6. Acceder de manera gratuita a la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

5.7. Consultar la información suya que se encuentre en custodia de MARROCAR S.A.S., en los términos del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

5.8. Ser avisado cuando se presenten cambios sustanciales en el contenido de las Políticas de Tratamiento aplicadas por MARROCAR S.A.S. El aviso de cambios sustanciales a las Políticas de Tratamiento será publicado en la página web www.feriadelbrasier.co.

6. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos, puede ejercer sus derechos a consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización bajo el siguiente procedimiento:
La solicitud debe presentarse por medio escrito en las oficinas de MARROCAR S.A.S., en las siguientes direcciones:
Carrera 48 # 35 -74, Medellín Antioquia.
Por medio electrónico al correo electrónico tratamientodedatos@feriadelbrasier.co, para ser remitido por este medio, el correo del remitente debe ser el mismo, el cual se encuentre en la base de datos de MARROCAR S.A.S.
Horario: De 7:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes.
La solicitud debe contemplar los siguientes requisitos:
Nombre completo del Titular de la Información con identificación respectiva. En caso de no ser el titular, el representante y/o apoderado del Titular, debe adjuntar constancia de previa acreditación de la representación o apoderamiento debidamente autenticado ante Notario.
Adjuntar fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.
Tipo de solicitud.
Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.
Dirección, teléfono y correo electrónico de contacto para dar respuesta a la solicitud.
En caso de que la solicitud resulte incompleta, MARROCAR S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.
El término máximo para atender la solicitud por MARROCAR S.A.S. será de quince días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Siempre y cuando se encuentren completos.
Cuando no fuere posible atenderla en dicho término, informará al solicitante los motivos y la fecha probable de respuesta dentro de los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las solicitudes relacionadas con suprimir la información y revocar la autorización no procederán cuando el titular (Persona natural o jurídica) tenga un deber Legal o contractual con MARROCAR S.A.S.

7. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES CON DATOS PERSONALES

Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas.
En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, el usuario debe comunicarla al Oficial de Protección de Datos que adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado.
El Oficial de Protección de Datos Personales informará de la incidencia a la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, dentro de los 15 días siguientes.
Las incidencias pueden afectar tanto a bases de datos digitales como físicas y generarán las siguientes actividades:

  1. Notificación de Incidentes: Cuando se presuma que un incidente pueda afectar o haber afectado a bases de datos con información personal de datos personales se deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales quien gestionará su reporte en el Registro Nacional de Bases de Datos.
  2. Gestión de Incidentes: Es responsabilidad de cada funcionario, contratista, consultor o tercero, reportar de manera oportuna cualquier evento sospechoso, debilidad o violación de políticas que pueden afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos e información personal de la Compañía.
  3. Identifiación: Todos los eventos sospechosos o anormales, tales como aquellos en los que se observe el potencial de pérdida de reserva o confidencialidad de la información, deben ser evaluados para determinar si son o no, un incidente y deben ser reportados al nivel adecuado en la organización. Cualquier decisión que involucre a las autoridades de investigación y judiciales debe ser hecha en conjunto entre el Oficial de Protección de Datos Personales y el área Jurídica. La comunicación con dichas autoridades será realizada por ellos mismos.
  4. Reporte: Todos los incidentes y eventos sospechosos deben ser reportados tan pronto como sea posible a través de los canales internos establecidos.
    Si la información sensible o confidencial es perdida, divulgada a personal no autorizado o se sospecha de alguno de estos eventos, el Oficial de Protección de Datos Personales, debe ser notificado de forma inmediata.
    Los funcionarios deben reportar a su jefe directo y al Oficial de Protección de Datos Personales cualquier daño o pérdida de computadores o cualquiera otro dispositivo, cuando estos contengan datos personales en poder de la Entidad.
    A menos que exista una solicitud de la autoridad competente debidamente razonada y justificada, ningún funcionario debe divulgar información sobre sistemas de cómputo, y redes que hayan sido afectadas por un delito informático o abuso de sistema. Para la entrega de información o datos en virtud de orden de autoridad, el área jurídica deberá intervenir con el fin de prestar el asesoramiento adecuado.
  5. Contención, Investigación y Diagnostico El Oficial de Protección de Datos Personales debe garantizar que se tomen acciones para investigar y diagnosticar las causas que generaron el incidente, así como también debe velar porque todo el proceso de gestión del incidente sea debidamente documentado, apoyado con el Área de Sistemas.

8. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

En cumplimiento de la normatividad vigente de tratamiento y protección de datos personas, el titular o representante y/o apoderado del Titular puede tramitar las peticiones, consultas y reclamos de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la Dirección Administrativa aportando la documentación que soporte su requerimiento.
El área encargada de atención de las peticiones, consultas y reclamos referentes a Tratamiento de Datos del área Cartera es el Oficial de Protección de Datos Personales:
Los datos del área encargada son los siguientes:
Nombre: MARROCAR S.A.S.
Dirección: Carrera 48 No 35 - 74
Teléfono: (604) 4487970
E-mail: tratamientodedatos@feriadelbrasier.co

9. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:

Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, MARROCAR S.A.S. ha puesto en conocimiento de los Titulares las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos mediante su publicación en la página web www.feriadelbrasier.co.
Si en el término de treinta (30) días después de la publicación del aviso de privacidad en la página web, el Titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección, supresión, a autorización de sus datos personales, MARROCAR S.A.S. continuará realizando el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en el aviso de privacidad.

9.1. MANEJO

MARROCAR S.A.S. llevando a cabo los usos descritos anteriormente, divulgará a sus empleados, y proveedores, entre otros, advirtiendo en todo caso sobre la necesidad de proteger la información personal mediante prácticas seguras.

10. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD.

MARROCAR S.A.S. se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web www.feriadelbrasier.co.

11. ACEPTACIÓN.

Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de este Aviso de Privacidad, al momento de proporcionar sus datos.

12. VIGENCIA.

Esta Política General Actualizada de Privacidad es efectiva desde la fecha de su publicación en el mes de agosto de 2021.